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. | Que doivent savoir nos clients à propos des politiques sur la protection de la vie privée à la SFMM
| Les renseignements que nous recueillons |
Les renseignements personnels sont ceux qui se rapportent à vous, particulièrement.
Pour chaque produit ou service offert par la SFMM que vous obtenez, nous vous dirons pour quels motifs nous avons besoin de recueillir vos renseignements personnels.
Nous emploierons des moyens francs et légaux pour recueillir vos renseignements personnels. Nous ne recueillerons que les renseignements qui sont pertinents et conformes aux motifs de la collecte. Dans la mesure du possible, nous allons recueillir les renseignements nécessaires directement de vous, ou de votre représentant autorisé, à l’aide de demandes dûment remplies et de formulaires « Connaissez votre client », par l’intermédiaire de modes de correspondance, comme le téléphone, le courrier postal ou Internet, et par l’intermédiaire de vos relations d’affaires avec nous.
| Si vos renseignements sont recueillis par téléphone, l’appel peut être enregistré ou supervisé pour les raisons suivantes : |
- pour établir un compte-rendu des renseignements fournis;
- pour administrer vos comptes;
- pour maintenir des niveaux de service de qualité;
- pour aider à la formation du personnel.
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Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’enregistrement de vos appels téléphoniques, vous avez l’option de communiquer avec nous par écrit. Si vous avez choisi de communiquer seulement avec nous par écrit, toutes nos réponses vous seront envoyées par écrit.
| Que doit-on savoir et pourquoi |
Nous recueillons les renseignements de vous et sur vous, seulement avec votre consentement, ou lorsque la loi l’exige ou le permet. En général, nous recueillons des renseignements personnels comme votre nom, adresse, numéro de téléphone ou tout autre renseignement signalétique, tel que votre numéro d’assurance sociale (NAS) ou date de naissance. Le type de renseignements additionnels que nous recueillons dépend du type de produit ou service demandé.
| Généralement, nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels pour : |
- Confirmer votre identité et protéger les deux parties contre des erreurs, des fraudes ou des déclarations inexactes;
- Évaluer vos besoins financiers et déterminer la pertinence de nos produits et services pour vous;
- Déterminer votre admissibilité aux produits et aux services;
- Administrer convenablement les produits et services que nous fournissons;
- Se conformer à une variété de prescriptions juridiques, y compris toute obligation de déclaration de taxe prévue par la Loi fédérale sur l’impôt et le revenu, ou la Loi du ministère du Revenu du Québec;
- Nous aider à comprendre les besoins présents et futurs de nos clients; et
- Vous fournir les détails d’autres produits financiers offerts par la SFMM, ses membres et ses autres fournisseurs de services financiers.
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Nous allons garder vos renseignements personnels dans nos archives aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux motifs identifiés, ou lorsque la loi l’exige ou le permet.
Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires seront détruits, effacés ou rendus anonymes.
Lors de la destruction de renseignements personnels, nous utilisons des dispositifs de protection pour interdire tout accès non autorisé aux renseignements pendant le processus de destruction.
Votre numéro d’assurance sociale
Il y a de nombreuses raisons pourquoi nous pouvons vous demander votre numéro d’assurance sociale (NAS).
S’il y a des intérêts gagnés ou d’autres revenus à être déclarés, la loi exige votre NAS, pour répondre aux exigences de déclaration de taxe prévues par la Loi fédérale sur l’impôt et le revenu, ou la Loi du ministère du Revenu du Québec.
Avec votre consentement, nous pouvons aussi utiliser votre NAS en tant qu’identifiant unique, lorsqu’il est nécessaire de garder vos renseignements personnels à part de ceux des autres clients, ou d’individus dont le nom est similaire, pour concordance interne de vos dossiers personnels séparément des dossiers échangés avec des tierces parties autorisées et pour aider à maintenir l’authenticité de vos renseignements personnels.
Vous pouvez faire le choix de ne pas utiliser votre NAS pour des motifs autres que ceux exigés par la loi; cependant, tel qu’expliqué auparavant, ce choix affectera notre capacité à pleinement assurer l’authenticité de vos renseignements personnels.
Nous recueillons, utilisons et partageons vos renseignements personnels seulement pour des motifs divulgués qui sont liés au service courant de tout produit ou service dont nous vous faisons profiter, et seulement avec votre consentement, ou lorsque la loi le permet. Votre consentement peut être exprimé verbalement, électroniquement ou par l’intermédiaire de nos ou de vos représentants autorisés, comme votre conseiller en matière de services financiers.
Votre consentement peut être implicite ou sous-entendu suite à certaines actions. Par exemple, si vous remplissez un formulaire de demande de la SFMM avec votre courtier, il est entendu que vous autorisez ce dernier à nous fournir vos renseignements personnels dans le but d’ouvrir un compte de placement avec nous.
Généralement, la divulgation de vos renseignements personnels sera restreinte aux personnes qui ont besoin des renseignements et le droit de les consulter.
| Vos renseignements personnels seront seulement fournis à, ou accessibles par : |
- Nos employés qui ont besoin de renseignements dans le cadre de leur travail avec nous;
- Les parties qui vous représentent, comme votre conseiller financier;
- Les sociétés de fonds ou autres émetteurs de placement nommés dans tout formulaire rempli dans votre intérêt;
- Les fournisseurs de service, qui ont besoin des renseignements, dans le cadre de leur travail avec nous;
- Tout organisme ou personne à qui vous avez donné votre consentement; et
- Toute personne qui est par ailleurs autorisée par la loi.
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Retrait d’un consentement
Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement qui nous permet de recueillir, d’utiliser et de divulguer vos renseignements personnels, aussi longtemps qu’il n’y a pas de raisons juridiques ou contractuelles vous en empêchant. Cependant, selon les circonstances, le retrait de votre consentement peut avoir des répercussions sur notre capacité à continuer à vous fournir les produits et services demandés.
Si vous retirez votre consentement qui autorise la SFMM à recueillir, à utiliser et à divulguer vos renseignements personnels, la SFMM peut ne plus être en mesure d’administrer convenablement vos produits et demandera le rachat et la fermeture du compte de placement (sous réserve de pénalités tel qu’énoncé dans le Prospectus simplifié, le cas échéant). Malgré un tel retrait de consentement de votre part, la loi peut exiger à la SFMM de maintenir et d’utiliser vos renseignements personnels pour la tenue de dossiers, la déclaration de taxe et l’information financière.
Dans certains cas, vos renseignements personnels peuvent être transmis à des personnes, à des organismes et à des fournisseurs de services dans une autre province ou dans un pays étranger et ainsi être soumis aux lois de cette province ou de ce pays.
Fournisseurs de service
Nous pouvons confier certaines tâches à des fournisseurs de services, dont l’impression, la livraison du courrier, les services informatiques, l’entreposage de données, l’administration, le marketing (dont les études de marché et les services promotionnels), les services paramédicaux, le traitement des demandes de règlement, les enquêtes et la réassurance. Lorsque nous transmettons des renseignements personnels à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu’ils les protègent de façon conforme à nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
| Consultation et modification de vos renseignements |
Nous allons faire tous les efforts raisonnables pour nous assurer que tout renseignement personnel recueilli et gardé soit aussi précis, complet et actualisé que possible pour les motifs identifiés. Pour y arriver, nous allons nous fier en grande partie sur vous pour nous donner des renseignements précis et nous informer de tout changement, tel qu’un changement de coordonnées. Vous avez le droit de consulter et de vérifier vos renseignements personnels gardés dans nos dossiers, et de demander que tout renseignement personnel non conforme aux faits soit corrigé, le cas échant. Selon les circonstances, nous pouvons ne pas être en mesure de vous permettre l’accès à tous les renseignements. Si tel est le cas, nous vous donnerons des explications.
| Notre engagement à protéger vos renseignements |
| Nous sommes engagés à protéger vos renseignements personnels de tout accès ou usage non autorisé, en voyant à ce que les dispositifs de protection physiques, organisationnels et technologiques nécessaires soient en place et répondent à la nature délicate des renseignements. Essentiellement, cela signifie que vos renseignements personnels sont protégés : |
- Physiquement, grâce à l’instauration de mesures de sécurité et de barrières physiques;
- De façon organisationnelle, à l’aide de nos politiques, procédures et niveaux d’accès; et
- Technologiquement grâce, par exemple, à l’utilisation de mots de passe, de cryptage, de pare-feux, d’antivirus et de logiciels permettant l’anonymat.
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Tous nos employés, représentants, agents et fournisseurs de service, qui agissent en notre nom, doivent respecter nos politiques et pratiques sur la protection de la vie privée.
Si nous recevons une demande de publication de vos renseignements personnels, nous y répondrons seulement si l’identification et la preuve d’admissibilité du demandeur sont satisfaisantes, ou si la loi l’exige ou le permet.
| Offres spéciales et promotions de marketing… c’est votre choix |
De temps à autre, nous pouvons faire la promotion de nos autres produits ou services financiers, ou de ceux de nos membres, lorsque la loi le permet. Nous procédons ainsi, car nous croyons que ces autres produits ou services financiers peuvent vous intéresser.
Veuillez noter que nous NE VENDONS PAS vos renseignements personnels à personne. De plus, nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec d’autres organismes, en dehors de nos compagnies adhérentes, dans le but que cet organisme commercialise ses propres produits ou services directement à vous.
| Si vous ne souhaitez pas recevoir nos offres de marketing ou promotions spéciales, vous pouvez choisir de ne pas « participer », simplement en nous contactant. Cela signifie que vous ne serez pas admissible à recevoir d’offres directes par voie postale adressées à vous. Ce refus ne s’applique pas aux : |
- Renseignements compris dans les relevés ou autres documents associés à l’administration de votre compte, liés à n’importe quel produit ou service de la SFMM que vous avez ou recevez de nous présentement; ou
- Renseignements généraux sur les produits et services, et aux mises à jour comprises dans les relevés du client.
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Pour ne pas participer à d’autres offres de produit veuillez nous contacter par téléphone ou courriel postal.
Prière de noter :
Lorsque vous nous contactez pour ne pas participer, nous mettrons tout en notre pouvoir pour y arriver de façon opportune. Si vous faites une demande relative à un nouveau produit ou service, nous la traiterons immédiatement. Autrement, si vous profitez d’un produit ou service avec nous, nous demandons généralement une période raisonnable, qui peut varier selon le produit ou service, pour traiter votre demande.
Si vous avez des questions ou préoccupations à propos de nos politiques et pratiques, si vous voulez en savoir plus long au sujet de la façon de procéder pour consulter et/ou corriger vos renseignements personnels, ou ne pas participer aux autres offres de produit, prière de nous contacter :
| Courrier postal : | Agent sur la protection de la vie privée
Fonds communs Manuvie
200, Bloor St E North Tower 3
Toronto (Ontario) M4W 1E5
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| Téléphone : | 1-888-588-7999 – Anglais
1-877-426-9991 – Français
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| Courriel : | manulifemutualfunds@manulife.com
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