Cinq étapes pour élaborer un plan de continuité des activités

Vous travaillez d’arrache-pied pour vous assurer que votre entreprise demeure en activité afin de subvenir aux besoins de votre famille, de vos associés, de vos employés et de vos fournisseurs, tout en répondant aux besoins de vos clients. Mais qu’arriverait-il si quelque chose devait vous arriver et que vous n’étiez plus en mesure de travailler? 

Environ 30 % des PME canadiennes aux prises avec des problèmes financiers ont été touchés par des événements indépendants de leur volonté, d’après un rapport de la Banque de développement du Canada (fichier PDF de 42 pages). 

Planification d’urgence

Un plan de continuité des activités vous permet de prendre les dispositions nécessaires pour que votre entreprise demeure en activité sans vous si vous subissez ce qui suit : 

• Maladie grave;
• Invalidité;
• Maladie d’un membre de la famille nécessitant un congé autorisé;
• Décès précoce.

Suivez les cinq étapes suivantes pour élaborer votre plan de continuité des activités :

1. Décidez qui reprendra les rênes temporairement ou, au besoin, de façon permanente

Avez-vous un deuxième personne qui peut prendre la relève (un associé ou un employé qui a suffisamment de connaissances pour diriger l’entreprise) ou devez-vous faire appel à quelqu’un d’autre? Idéalement, un de vos employés devrait avoir les informations, l’expertise et les qualités nécessaires pour intervenir immédiatement et assurer la continuité des activités de votre entreprise, si vous n’êtes pas en mesure de le faire. Si votre absence est permanente, vous pourriez nommer quelqu’un pour prendre le relai à long terme. Votre équipe aura ainsi une chose en moins à gérer en votre absence, ce qui pourrait éviter les confusions et réduire le stress.

2. Consultez des experts juridiques, comptables et financiers

En demandant conseil, vous pouvez évaluer les options appropriées et prendre les bonnes décisions pour votre entreprise. Vous pouvez aussi vous assurer que votre plan de continuité des activités concorde avec votre testament et vos autres documents juridiques, comme les ententes de séparation ou les jugements de divorce.

3. Explorez les solutions d’assurance pour financer votre absence

Combien votre absence vous coûtera-t-elle? Votre entreprise pourrait avoir des dépenses supplémentaires, et vous et votre famille pourriez avoir à trouver des façons de compléter votre revenu si vous ne pouvez pas travailler. Une combinaison d’assurances vie, invalidité et maladies graves peut vous procurer une protection équilibrée, et il existe de nombreuses autres solutions d’assurance spécialisées conçues expressément pour les propriétaires d’entreprise. 

4. Discutez de vos options avec vos associés et votre famille

La mise à exécution de votre plan de continuité des activités aura une incidence sur de nombreuses personnes. Il est important d’obtenir dès maintenant l’avis de vos associés, de vos employés et de votre famille. Vous pouvez consulter :

• vos associés pour connaître leurs préférences et leurs attentes en ce qui concerne la poursuite des activités de l’entreprise;
• vos employés pour savoir s’ils aimeraient continuer à travailler pour l’entreprise ou non; 
• les membres de votre famille pour connaître leurs besoins financiers et d’autres éléments à prendre en considération, notamment la personne qui pourra s’occuper de vous en cas de besoin.

5. Mettez votre plan par écrit 

Il n’est pas suffisant d’avoir une idée générale de ce qui arrivera à votre entreprise si vous n’êtes pas en mesure de travailler. Un plan de continuité des activités bien documenté permettra à toutes les personnes concernées de comprendre les dispositions prévues. Par ailleurs, vous pouvez planifier régulièrement une revue et une mise à jour de votre régime. Vous pourrez même prévoir une date d’expiration ou une clause de cessation.

En savoir plus sur ce sujet :

Business Development Bank of Canada – “The five do’s and five don’ts of successful businesses” (en anglais seulement)