Politique de confidentialité

Manuvie – Énoncé des principes et pratiques en matière de protection des renseignements personnels de la Division canadienne

Manuvie s’engage à respecter votre droit à la vie privée.

Depuis des décennies, Manuvie protège les renseignements personnels de nature délicate de ses clients. Nous attachons une grande importance à la protection de vos renseignements personnels et au respect de votre vie privée, car pour exercer nos activités de fournisseur de produits et services financiers, la collecte et l’utilisation de renseignements personnels sont essentielles. Il est tout aussi essentiel que vous puissiez avoir confiance en notre capacité à traiter vos renseignements personnels de façon confidentielle.

Pour mériter votre confiance, nous observons dix principes de confidentialité. Ces principes sont fondés sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral. Outre notre politique, notre Déclaration sur la protection des renseignements personnels en ligne, Énoncé de confidentialité relatif au mot de passe par empreinte vocale, nos pratiques et nos procédures de gestion des renseignements personnels témoignent des normes élevées que nous nous sommes fixées pour gérer et protéger vos renseignements personnels.

Nos dix principes de confidentialité

  1. Responsabilité : Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Nous avons désigné des personnes qui doivent s’assurer du respect continu des principes de confidentialité.
  2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis sont déterminées par nous, par nos représentants autorisés ou ceux de nos clients.
  3. Consentement : Votre consentement est requis pour toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui vous concernent, sous réserve de certaines exceptions. Par exemple, pour des raisons d’ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir votre consentement; les exceptions sont mentionnées dans la loi. Vous pouvez donner votre consentement par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l’entremise de vos représentants autorisés ou des nôtres. Dans certaines circonstances, ce consentement peut également être implicite.
  4. Limitation de la collecte : Nous ne pouvons recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et nous devons utiliser des moyens honnêtes et licites pour les obtenir.
  5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation : Vos renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à d’autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne le permette ou l’exige. Nous ne devons conserver les renseignements personnels que durant la période nécessaire aux fins déterminées, ou tant que la loi le permet ou l’exige.
  6. Exactitude : Les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
  7. Mesures de sécurité : Vos renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité correspondant à leur degré de confidentialité afin qu’ils soient à l’abri de toute ingérence, communication ou utilisation injustifiées.
  8. Transparence : Nous mettons à votre disposition des renseignements sur nos politiques et pratiques relatives au traitement de vos renseignements personnels.
  9. Accès aux renseignements personnels : Nous devons vous informer, si vous en faites la demande par écrit, de l’existence de renseignements personnels qui vous concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, le cas échéant. Sous réserve de certaines exceptions, nous devons vous permettre de consulter ces renseignements conformément à la loi applicable. Vous pouvez en outre vérifier si vos renseignements personnels sont exacts et complets et demander qu’ils soient modifiés, s’il y a lieu.
  10. Demandes de renseignements et commentaires : Vous pouvez communiquer avec nous pour nous demander des renseignements ou formuler des commentaires au sujet de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Ce que les clients de Manuvie doivent savoir au sujet de ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels

Dans le présent Énoncé des principes et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, par « nous », « notre » et « nos » on entend La Compagnie d’Assurance-Vie Manufacturers (« Manuvie ») – la Division canadienne, Placements Manuvie incorporée, Placements Manuvie Services d’investissement inc., Placements Manuvie Assurance inc., Fonds communs Manuvie, La Nord-américaine, première compagnie d’assurance et la Banque Manuvie du Canada. Par « vous », « votre » et « vos » on entend les personnes au sujet desquelles nous recueillons, utilisons ou communiquons des renseignements personnels.

Lorsque vous choisissez un produit ou un service de Manuvie, nous vous dirons les raisons pour lesquelles nous avons besoin des renseignements personnels que nous recueillons et la façon dont nous les utiliserons et les transmettrons. Nous ne recueillerons, utiliserons et transmettrons que les renseignements à votre sujet qui nous sont nécessaires, avec votre consentement ou si la loi le permet ou l’exige. Nous les conservons uniquement durant la période nécessaire aux fins déterminées ou tant que la loi l’exige.

Les renseignements que nous recueillons

Les renseignements personnels sont des renseignements sur une personne identifiable.

Nous utilisons des moyens honnêtes et licites pour recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Nous ne recueillons que les renseignements qui sont pertinents et qui correspondent aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Les renseignements que nous recueillons sur vous peuvent nous provenir directement de vous ou de vos conseillers ou représentants autorisés, au moyen de demandes ou de formulaires, d’autres modes de communications – le téléphone, la poste, Internet ou un autre moyen électronique, par exemple – et de vos échanges commerciaux avec nous.

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels au moyen de sources publiques comme Internet ou par l’intermédiaire d’autres fournisseurs de services externes. Dans certains cas, il se peut que nous devions demander, avec votre consentement, à des sources indépendantes de vérifier ou de compléter des renseignements personnels à votre sujet. Ces sources sont, par exemple, les fournisseurs de services avec lesquels nous traitons, d’autres compagnies d’assurance ou institutions financières, votre employeur ou des agences d’évaluation du crédit. En ce qui a trait aux renseignements personnels liés à votre état de santé, nous pouvons communiquer avec vos médecins, des fournisseurs de soins de santé ou des établissements de santé.

Si nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet par téléphone, l’appel pourrait être enregistré ou faire l’objet d’une écoute pour les raisons suivantes :

Si vous ne souhaitez pas que vos appels téléphoniques soient enregistrés, vous pouvez communiquer avec nous par écrit. Si vous décidez de communiquer avec nous uniquement par écrit, nous vous prions alors de préciser dans toute correspondance que vous souhaitez recevoir notre réponse par écrit.

Ce que nous devons savoir et pourquoi nous devons le savoir

Le type de renseignements personnels que nous recueillons varie selon qu’il s’agit d’un produit ou service bancaire, d’assurance ou de placement. Nous pouvons ainsi recueillir des renseignements d’ordre financier, tels le nom de votre employeur, votre revenu annuel, votre actif et votre passif. Nous pouvons aussi recueillir des renseignements ayant trait aux placements ou aux conseils dont vous avez besoin, comme vos objectifs financiers ou vos plans pour la retraite. Si vous présentez une demande d’assurance individuelle ou collective, nous pouvons également recueillir des renseignements sur votre état de santé ou votre style de vie, dont votre profession, vos habitudes et vos projets de voyage, votre dossier de conduite ou votre casier judiciaire, le cas échéant.

En règle générale, nous recueillons, utilisons ou communiquons les renseignements personnels de nos clients aux fins suivantes :

VOTRE NUMÉRO D’ASSURANCE SOCIALE

Nous pouvons vous demander votre numéro d’assurance sociale (NAS) pour diverses raisons.

Lorsqu’il faut déclarer un revenu d’intérêts ou un autre type de revenu, nous sommes tenus d’obtenir votre NAS afin de respecter les règles de déclaration fiscale.

Avec votre consentement, nous pouvons aussi utiliser votre NAS comme élément d’identification unique pour distinguer vos renseignements personnels de ceux d’autres clients ou de personnes portant un nom semblable au vôtre, et pour protéger l’intégrité et l’exactitude de vos renseignements personnels. Par exemple, lorsqu’il est nécessaire de vérifier vos antécédents de crédit, nous pouvons utiliser votre NAS pour nous assurer que les renseignements que nous demandons – et que nous recevons – ont bien trait à vous et non à quelqu’un d’autre qui porte un nom identique ou semblable au vôtre.

Vous pouvez refuser que votre NAS soit utilisé à d’autres fins que celles exigées par la loi, mais cela pourrait nous empêcher, comme il est indiqué plus haut, d’assurer l’intégrité et l’exactitude de vos renseignements personnels.

Votre consentement

Vous pouvez donner votre consentement par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l’entremise de nos représentants autorisés ou les vôtres, par exemple votre conseiller en services financiers.

Votre consentement peut être implicite ou déduit de vos actes. Par exemple, si vous présentez votre carte d’avantages sociaux à un fournisseur de soins de santé au lieu de payer un médicament d’ordonnance ou un acte médical, il est entendu que vous consentez à ce que le fournisseur en question nous communique des renseignements personnels à votre sujet afin que nous procédions au traitement de la demande de règlement.

Vous pouvez refuser d’accorder ou retirer votre consentement à ce que nous puissions recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, à moins que la loi ou que l’exécution d’un contrat ne vous en empêche. Toutefois, selon les circonstances, il se peut que le retrait de votre consentement nous empêche de vous offrir les produits ou services que vous avez demandés ou, s’il s’agit d’assurance individuelle ou collective, de maintenir votre couverture en vigueur ou d’évaluer et de traiter adéquatement vos demandes de règlement.

Comment nous transmettons et détruisons vos renseignements personnels

En règle générale, vos renseignements personnels sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin et qui sont autorisées à y accéder.

Ainsi, vos renseignements personnels ne sont fournis ou rendus accessibles qu’aux personnes suivantes :

Dans certains cas, vos renseignements personnels sont transmis à des personnes, à des organismes et à des fournisseurs de services dans une autre province ou un autre territoire et sont ainsi soumis aux lois de la province ou du territoire en question.

En raison de la nature de nos produits et services, nous sommes tenus de conserver vos renseignements personnels pendant de longues périodes. Les renseignements personnels dont nous n’avons plus besoin sont détruits, effacés ou rendus anonymes.

Les précautions nécessaires sont prises au moment de la destruction des renseignements personnels afin d’éviter que des personnes non autorisées y aient accès.

Fournisseurs de services

Nous confions certaines tâches à des fournisseurs de services, dont l’impression, la livraison du courrier, les services informatiques, l’entreposage de données, l’administration, le marketing (dont les études de marché et les services promotionnels), les services paramédicaux, le traitement des demandes de règlement, les enquêtes et la réassurance. Lorsque nous transmettons des renseignements personnels à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu’ils les protègent de façon conforme à nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Consultation et modification de vos renseignements personnels

Nous déployons tous les efforts raisonnables pour que les renseignements personnels que nous recueillons demeurent aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Pour ce faire, il importe que vous nous fournissiez des renseignements exacts et que vous nous fassiez part de tout changement pertinent, par exemple le changement de vos coordonnées. Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, d’en vérifier l’exactitude et d’y faire apporter les corrections appropriées, au besoin. Dans certains cas, il peut nous être impossible de vous donner accès à tous les renseignements dont nous disposons à votre sujet, ou il se peut que des frais soient exigés pour les renseignements personnels que vous demandez. Le cas échéant, nous vous en informerons.

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels afin qu’aucune personne non autorisée ne puisse les consulter ou les utiliser. Pour ce faire, nous prenons les mesures de sécurité matérielles, organisationnelles et technologiques nécessaires selon la nature des renseignements à protéger. Les renseignements personnels sont donc protégés :

Tous nos employés, représentants, agents et fournisseurs de services qui agissent en notre nom sont tenus de respecter nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Si on nous demande de transmettre des renseignements personnels à votre sujet, nous ne pourrons le faire qu’après avoir dûment identifié le demandeur et nous être assurés de son droit d’obtenir ces renseignements, ou après avoir pris les mesures prévues par la loi.

Offres spéciales et autres promotions – À vous de décider

De temps à autre, certains secteurs ou unités peuvent offrir ou promouvoir leurs produits ou services financiers et ceux de sociétés affiliées ou de tiers choisis, s’ils croient que ces produits ou services pourraient vous intéresser. Ces offres ou promotions peuvent être faites au moyen de documents imprimés ou de messages électroniques, comme le courriel.

Nous ne communiquons vos renseignements personnels à nos sociétés affiliées et aux tiers choisis à cette fin que si nous avons obtenu votre consentement ou si la loi le permet.

Nous ne communiquons en AUCUN cas vos renseignements personnels sans votre consentement à une entreprise qui n’est pas l’une de nos sociétés affiliées afin qu’elle puisse vous offrir directement ses produits ou services.

Documents imprimés

Si vous ne souhaitez pas recevoir nos offres ou promotions spéciales par la poste, vous pouvez communiquer avec nous pour nous demander que votre nom soit exclu de nos listes d’envoi. Dans ce cas, vous ne recevrez pas d’envois personnalisés. Cette demande d’exclusion ne vise pas :

Nota : Si vous communiquez avec nous pour nous demander de retirer votre nom et votre adresse de nos listes d’envoi, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour le faire dans les meilleurs délais.

Cybermarketing

Nous avons besoin de votre consentement pour vous envoyer des offres ou promotions spéciales par voie électronique (p. ex. par courriel). En vertu de la Loi canadienne anti-pourriel, nous avons le consentement implicite de nos clients pour leur envoyer des messages électroniques, à moins d’indication contraire de leur part. Pour retirer votre consentement, vous pouvez utiliser le mécanisme de désabonnement qui se trouve dans tous les messages électroniques que nous vous envoyons ou communiquer avec nous en tout temps par téléphone ou courriel. Nous supprimerons alors votre nom de nos listes d’envoi électronique dans les 10 jours suivant la réception de votre demande.

Communiquez avec nous

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, ou si vous souhaitez obtenir un complément d’information sur la marche à suivre pour accéder à vos renseignements personnels ou les faire corriger, ou encore pour demander à être exclu de nos listes d’envoi, nous vous invitons à communiquer avec nous :

Téléphone

Marchés des groupes à affinités

Assurance collective

Solutions Retraite collectives

Assurance individuelle

Placements Manuvie

 

Investissements Manuvie

 

Fonds communs Manuvie

 

Gestion privée Manuvie

Banque Manuvie du Canada

1 800 668-0195 

 

1 800 268-6195

1 888 727-7766

1 888 626-8543

(Au Québec 1 888 626-8843)

1 800 991-2121

1 888 790-4387

(Au Québec 1 800 355-6776)

1 888 588-7999

(Au Québec 1 877 426-9991)

1 855 283-1853

1 877 765-2265 

Courrier

Chef de la protection des renseignements personnels
Manuvie
P.O. Box 1602
Poste de livraison 500-4-A
Waterloo (Ontario)  N2J 4C6

Les noms Manuvie et Financière Manuvie et le logo qui les accompagne sont des marques de commerce de La Compagnie d’Assurance-Vie Manufacturers qu’elle et ses sociétés affiliées utilisent sous licence, y compris la Société Financière Manuvie.