Déclaration relative aux renseignements personnels – régimes d’assurance collective des employeurs

Dans la présente déclaration, les termes « vous », « votre » et « vos » renvoient au participant au régime ou à la personne titulaire des droits attachés au contrat, à l’assuré et au parent ou au tuteur de tout enfant désigné comme assuré, mais n’ayant pas atteint l’âge légal pour donner son consentement. Les termes « nous », « notre », « nos » et « la Compagnie » renvoient à La Compagnie d’Assurance-Vie Manufacturers, ses sociétés affiliées et ses filiales.

Les mises à jour concernant la présente déclaration et d’autres renseignements sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels sont publiés à l’adresse www.manuvie.ca.

Nous recueillons, utilisons, vérifions et communiquons vos renseignements personnels à des fins déterminées, et seulement avec votre consentement, ou dans la mesure où la loi l’exige ou l’autorise. En cliquant ci-dessous, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions vos renseignements personnels conformément à la présente Déclaration relative aux renseignements personnels. Toute modification au consentement doit faire l’objet d’une entente écrite avec la Compagnie.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Selon le produit que vous avez demandé, nous recueillons des renseignements personnels précis sur vous et votre famille, notamment :

des renseignements visant à vérifier votre identité comme votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone, votre adresse de courriel et votre date de naissance;
votre numéro d’assurance sociale (NAS), s’il y a lieu, à des fins telles que la déclaration de revenus et l’identification (si votre NAS correspond à votre numéro de certificat);
des renseignements sur la façon dont vous utilisez nos produits et services, ainsi que des renseignements sur vos préférences, caractéristiques démographiques et champs d’intérêt;
selon notre relation avec vous, d’autres renseignements personnels que nous pouvons exiger aux fins d’administration;
des renseignements médicaux, des données bancaires et sur l’emploi, s’il y a lieu, aux fins d’administration des garanties.

Nous utilisons des moyens honnêtes et licites pour recueillir des renseignements personnels à votre sujet.

Où recueillions-nous des renseignements personnels à votre sujet?

Selon le produit que vous avez demandé, nous recueillons, au besoin, des renseignements personnels précis sur vous et votre famille à partir des sources suivantes :

les demandes et les formulaires que vous avez remplis;
d’autres interactions entre vous et la Compagnie;
d’autres sources, notamment :
- votre conseiller ou vos représentants autorisés,
- des tiers avec lesquels nous traitons dans le cadre de l’établissement et de l’administration de votre régime maintenant et dans l’avenir,
- des sources publiques, comme des organismes gouvernementaux et des sites Internet,
- votre employeur/promoteur de régime,
- des professionnels de la santé, notamment des médecins praticiens, des établissements de soins de santé, des pharmacies et tout autre établissement médical,
- d’autres assureurs (pour coordonner les prestations),
- les administrateurs de régimes publics et d’autres programmes d’assurance.

À quelles fins utilisons-nous vos données?

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

administrer adéquatement les produits et les services que nous vous fournissons, et gérer notre relation avec vous;
faire effectuer des évaluations par des médecins indépendants aux termes de votre régime d’assurance collective;
confirmer votre identité et vérifier l’exactitude des renseignements que vous nous fournissez;
évaluer votre demande, établir le contrat et administrer vos garanties;
nous conformer aux exigences légales et réglementaires;
effectuer des vérifications et des enquêtes;
en apprendre davantage sur vous et sur la manière dont vous préférez faire affaire avec nous;
analyser des données pour prendre des décisions et mieux comprendre nos clients afin d’améliorer les produits et les services que nous fournissons;
déterminer votre admissibilité à d’autres produits et services qui sont susceptibles de vous intéresser, et vous fournir des précisions sur ces produits et services.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Aux personnes, institutions financières et autres parties avec lesquelles nous traitons dans le cadre de l’établissement et de l’administration de vos régimes maintenant et dans l’avenir
Aux employés, agents et représentants autorisés
À votre conseiller et à ses employés, et à tout organisme qui a signé une entente avec nous et qui dispose du droit de superviser, directement ou indirectement, votre conseiller et ses employés
À toute personne ou à toute organisation à qui vous avez donné votre consentement
Aux personnes autorisées par la loi à consulter vos renseignements personnels
Aux fournisseurs de services qui ont besoin de ces renseignements pour nous fournir leurs services (par exemple, des services de traitement des données, de programmation, de stockage des données, d’étude de marché, d’impression, de distribution et d’enquête)

En l’absence de toute obligation contractuelle ou de toute exigence prévue par la loi qui pourrait s’appliquer à votre régime, les personnes, organisations et fournisseurs de services susmentionnés se trouvent au Canada et dans des territoires à l’étranger, et sont ainsi soumis aux lois de ces territoires.

Lorsque nous transmettons des renseignements personnels à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu’ils les protègent de façon conforme à nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Pendant la plus longue des périodes suivantes :

la période prescrite par la loi et les lignes directrices établies pour le secteur des services financiers, et
la période requise pour administrer les produits et services que nous vous fournissons.

Retrait de votre consentement

Vous pouvez nous interdire d’utiliser votre numéro d’assurance sociale (NAS), le cas échéant, à des fins autres que de déclaration de revenus. Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels en vue de vous offrir d’autres produits ou services, à l’exception des offres accompagnant les relevés de régime.

À moins que les lois fédérales ou provinciales ne vous en donnent le droit, vous ne pouvez pas nous retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la conservation ou à la communication des renseignements personnels dont nous avons besoin pour établir ou administrer le régime/contrat/compte ou traiter vos demandes de règlement. Si vous nous retirez votre consentement, un régime d’avantages sociaux ne pourra pas être établi et les sommes dues ne pourront pas être versées aux termes du régime/contrat/compte, ou nous pourrions traiter le retrait de votre consentement comme une demande de résiliation du contrat.

Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez appeler notre Centre de service à la clientèle au 1 800 268-6195 ou écrire au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée ci-après.

Exactitude et accès

Vous nous informerez de tout changement apporté à vos coordonnées. Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, d’en vérifier l’exactitude et au besoin d’y faire apporter les corrections appropriées. Si vous avez des questions, si vous voulez recevoir des renseignements supplémentaires au sujet des personnes qui ont accès à vos renseignements personnels ou en ce qui concerne nos politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels, ou si vous voulez consulter ou corriger les renseignements personnels vous concernant que nous avons en dossier, veuillez vous adresser par écrit au :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Manuvie
500 King Street N
Waterloo (Ontario) N2J 4C6

privacy_office_canadian_division@manulife.ca

Veuillez noter qu’il est impossible de garantir la protection des communications par courriel. Ne nous envoyez pas de renseignements de nature privée ou confidentielle par courriel. En communiquant avec nous par courriel, vous nous autorisez à communiquer avec vous par courriel.